Más de un millar de consultas, 6.500 reproducciones y casi 300 préstamos de documentación. Estas son algunas de las cifras que conforman la Memoria 2021 del Archivo Municipal de Albacete, estudiada esta mañana en la Comisión Informativa de Economía, Hacienda, Interior, Patrimonio, Contratación y Buen Gobierno.

La concejala de Economía y Hacienda ha recordado que en 2021, el trabajo desarrollado en el Archivo Municipal ha estado marcado por su traslado desde el sótano de la Casa Consistorial a las nuevas instalaciones ubicadas en la calle León número 7, "siendo la primera vez que el Archivo cuenta con un edificio propio para la custodia de los fondos documentales y la atención de la ciudadanía, porque consideramos que es un asunto de gran interés para los vecinos y vecinas, acceder a la documentación municipal que precisen y guardar la memoria de esta ciudad y de este municipio".

En enero de 2020, el Archivo Municipal contaba con unas 25.000 unidades de instalación o cajas de documentación y más de 5.000 libros. A este volumen documental hay que sumar la hemeroteca (formada por prensa del siglo XX, más de 60 títulos de revistas y diarios oficiales estatales y provinciales del siglo XIX y XX), la colección fotográfica (más de 5.000 fotografías desde principios del siglo XX) y la documentación contenida en los planeros (especialmente proyectos de obras de principios del siglo XX, planos de Albacete y su provincia, y cartelería).

Además de las incorporaciones ordinarias de documentos, en 2021 se realizaron dos ingresos extraordinarios; el primero de ellos, el libro de registro de programación de espectáculos, actuaciones, proyecciones cinematográficas del Teatro Circo (1966-1985), remitido desde el Gabinete de Alcaldía para su custodia y para facilitar el acceso a la ciudadanía a este documento de gran interés. El segundo ingreso extraordinario se corresponde con la documentación producida por el la Institución Ferial de Albacete entre los años 2006 y 2014.

Y, aparte de estas incorporaciones, también ha tenido entrada en el Archivo Municipal un cartel taurino mediante la donación de un particular. Dicho cartel se corresponde con un original del año 1917, año de inauguración de la actual Plaza de Toros, y de gran valor histórico al no conservarse ningún otro ejemplar.

Pero, además, actualmente el Archivo Municipal, cuya responsable es Almudena Blaya, cuenta con una pequeña biblioteca auxiliar de temática local y archivística, siendo el Instituto de Estudios Albacetenses (IEA) y las donaciones de particulares las formas a través de la cuales aumenta su volumen. A esta biblioteca auxiliar hay que sumar el fondo de la Biblioteca Canalejas, primera biblioteca municipal, y que cuenta con 917 títulos de libros entre finales del siglo XIX y principios del siglo XX.

Hay que recordar que el proceso de traslado se realizó entre los meses de abril y mayo entre los operarios municipales -con un total de 4.000 unidades de instalación y los materiales más delicados- y una empresa especializada en el traslado de documentación, que realizó el grueso del trabajo.

Pues bien, según María José López, del total de 4,5 kilómetros lineales que conformaban el fondo documental del Archivo Municipal, se trasladaron 4 kilómetros de documentación, dejando depositados en los sótanos de la Casa Consistorial una serie de archivos a la espera de la realización de los procesos de valoración que permitan su expurgo. Se trata de expedientes de plusvalías; mandamientos de pagos e ingresos, y edictos del Tablón de Anuncios y solicitudes de informes.

Consulta. El Archivo Municipal ofrece a todas aquellas personas que lo necesiten la posibilidad de consultar todos los documentos que forman parte de sus fondos documentales, siempre que no se encuentren bajo las restricciones marcadas por la legislación sobre protección de datos o el estado de conservación no permita realizar la consulta sin causar daños irreparables al documento. Las personas interesadas pueden realizar las solicitudes de acceso a la documentación a través de dos vías, según la información que necesiten. Para todos aquellos expedientes generados por la Gerencia de Urbanismo, deben pedirlo a través del Registro de este organismo, siendo posteriormente atendidos en las instalaciones del Archivo Municipal o en la propia Gerencia de Urbanismo según la cronología del expediente solicitado. Principalmente, son consultados proyectos de obras mayores y concesiones de licencias de actividad.

Para el resto de documentación, la persona interesada puede dirigirse directamente al Archivo Municipal para realizar la consulta o solicitud de información. "Del balance de 2021 podemos decir que las consultas se centran principalmente en libros de Actas Municipales, padrones de habitantes, hemeroteca, fondo fotográfico y proyectos de edificios de principios del siglo XX, siendo consultadas principalmente por investigadores", ha indicado la concejala de Economía y Hacienda.

Desde el inicio de la situación sanitaria, para acudir al Archivo Municipal ha sido necesario concertar una cita previa para ser atendido, ya que en las dependencias ubicadas en el sótano de la Casa Consistorial no era posible realizar la atención de más de una persona. Además, se ha mantenido la atención al público durante todo el proceso de traslado de fondos documentales, realizado entre los meses de abril y mayo, siendo imprescindible solicitar con antelación la documentación necesaria para su consulta. Por este motivo, se establecieron tres vías para concertar dicha cita: a través del correo electrónico del Archivo, a través del teléfono y, desde verano, a través de la aplicación de cita previa del Ayuntamiento. El personal de las distintas oficinas municipales también realiza consultas de documentación por diversas vías. De esta forma, durante 2021 se han atendido 1.011 consultas, 321 han sido tramitadas a través de la Gerencia de Urbanismo, 442 corresponden a consultas realizadas en el Archivo de forma directa, y 248 corresponde a las consultas realizadas por el personal municipal.

"Estos datos muestran un aumento de las consultas realizadas con referencia al año 2020, donde hubo un total de 701 consultas, lo que supone un 44% más de consultas", ha indicado López, añadiendo que si se analizan estos datos a través de los diferentes orígenes de las consultas, "podemos observar que las solicitudes de documentación a través de la Gerencia de Urbanismo se han incrementado un 64% (195 consultas en 2020), las gestionadas por el Archivo un 40% (315 consultas en 2020) y las consultas del personal municipal se ha incrementado 30% (191 consultas en 2020), aproximadamente". Hay que tener en cuenta que los datos correspondientes al año 2020 estuvieron condicionados por el cierre a la atención al público del Archivo durante los meses del confinamiento, y que las consultas realizadas por las oficinas municipales se han incrementado debido al traslado del Archivo Municipal fuera del Ayuntamiento (realizadas por el propio personal del Archivo en el 90% de los casos), y la política de no realizar el préstamo de documentación que no sea estrictamente necesaria para una nueva tramitación administrativa, con el fin de evitar el traslado de los expedientes.

Para la atención de todas las personas que han acudido presencialmente a las dependencias del Archivo Municipal se han seguido todas las indicaciones dadas por el Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. Se han ubicado las señalizaciones proporcionadas sobre el uso de las mascarillas y dispensadores de gel hidroalcohólico en la sala de consulta y a la entrada del edificio, así como papeleras específicas para mascarillas.

La consulta de documentos lleva asociada el derecho de reproducción de parte o la totalidad de los documentos, especialmente para los usuarios externos al Ayuntamiento. Actualmente, la mayoría de reproducciones de documentos tienen que ser realizadas por una copistería ajena al Ayuntamiento. Durante 2021 se han realizado un total de 6.464 reproducciones: 2.737 copias de documentos para el personal de las oficinas municipales y 3.727 copias para las personas ajenas al Ayuntamiento que han consultado el fondo documental. Al igual que ocurría con las consultas realizadas, durante el año 2021 se ha producido un incremento de las reproducciones realizadas, ya que en 2020 se realizaron un total de 4.312 reproducciones (1.052 copias para oficinas y 3.260 para la ciudadanía)

Otro de los servicios que realiza el Archivo Municipal es el préstamo de expedientes administrativos que son solicitados por las diferentes oficinas municipales por ser necesarios como antecedentes para la realización de nuevos trámites o para su consulta. Durante el año 2021 se ha realizado un total de 295 préstamos (10% más respecto al año 2020, que fueron 267) y han sido devueltos al Archivo un total de 333 expedientes (24% más respecto al año 2020, que fueron 268). Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones los expedientes devueltos pueden llevar prestados en la oficina varios años.