Una iniciativa de trabajadores de la Diputación ha llevado a Albacete a ser una provincia puntera en la transformación digital de la administración. Se trata de la plataforma Sedipualb@, cuyo uso se ha cedido ya, con un modelo de gastos compartidos, a más de 300 entidades de diversos ámbitos, que podrían dar servicio con ella a una población aproximada de 4,5 millones de personas.

José Joaquínde Haro Navarro, jefe de servicio de Modernización Administrativa y Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la institución provincial, fue uno de los impulsores de ese sistema que no cesa de evolucionar y ha recibido varias distinciones de instituciones españolas y europeas en galardones que premian las buenas prácticas en la administración digital.

¿Qué es Sedipualb@ y qué ventajas ofrece tanto a los ciudadanos como a las administraciones?

Es fundamentalmente un proyecto de emprendimiento público, que nace por iniciativa de los empleados de una administración, un hecho que creo que casi no tiene precedentes en nuestro país, especialmente al tratarse de una entidad local.

Es una plataforma que agrupa toda la gestión digital que requiere una administración, tanto en el ámbito de la relación con los ciudadanos (lo que se conoce como sede electrónica) como en el de la gestión interna de la Diputación, tanto de expedientes que se generan por iniciativa de la ciudadanía como  de actuaciones de oficio: gestión de expedientes, registro, firma electrónica, notificaciones, tareas de fiscalización, contabilidad o contratación, entre otras. 

El calado es muy importante, porque no se trata de una aplicación que se utiliza de forma puntual, sino que cambia toda la organización de la administración para vincularla a este sistema informático.

¿Cómo fue el proceso de creación y qué equipo participó en él?

El proyecto nació de una experiencia algo fallida con una herramienta informática que facilitaba la Administración General del Estado a las entidades locales, se intentó implantar en muchas de ellas y resultó un fracaso por varios factores.

Entonces, entre 2014 y 2015, un grupo de personas, que ya estábamos trabajando en el servicio de Informática, empezamos el desarrollo modular de un sistema de soluciones administrativas que íbamos a implantar en la Diputación para comenzar con el proceso de transformación digital que se avecinaba.

Ese fue el inicio, a partir de ahí el sistema fue cobrando solidez, se fue incorporando más gente y colaboradores, yo pasé a ser jefe de servicio por la jubilación del anterior y la plataforma comenzó a tomar la forma que tiene hoy. En 2018 fue cuando decidimos dar el paso de compartirla con otras administraciones, tal y como marca la normativa que invita a estas iniciativas para tratar de ahorrar costes. Para ello, comenzamos a implantar un sistema de costes compartidos y un modelo de gobernanza que nos han permitido evolucionar hasta el día de hoy. 

Actualmente son más de 300 las administraciones adheridas. ¿esperaban llegar a tal alcance?

Sinceramente no. Empezamos a compartirla con ayuntamientos de Valencia y Huesca y esto fue engordando merced al boca a boca, porque nosotros no teníamos ningún espíritu comercial, pero es cierto que el sistema ha ido consolidándose y la gente habla muy bien de nosotros.

Ahora son casi 400 las entidades que participan y más de 15.000 empleados públicos se conectan cada día a nuestra nube de servicios para desarrollar su trabajo, lo que da muestra de la efectividad del sistema, así como de la responsabilidad que supone gestionarlo.

¿Cómo funciona la colaboración con esas otras administraciones en el día a día?

No está exento de complejidad, ya que damos servicio a entidades con mucho volumen de trabajo y muy exigentes en el ámbito de las herramientas tecnológicas, como el Consell de Mallorca, que tiene más de 3.000 empleados, o la Diputación de Valencia, que es la segunda más grande de España.

 Sin embargo, hemos establecido un modelo de gobernanza bastante innovador, que establece que la evolución del sistema la van eligiendo los propios usuarios, que plantean las propuestas de mejora y las votan ellos mismos a través de una plataforma específica. Con ello, se garantiza un sistema democrático y que cualquier modificación viene avalada por un gran número de administraciones públicas.

 Además, la gente tiene las cosas muy claras desde el inicio al trabajar sin ningún ánimo de lucro y con un modelo de costes en el que todos pagamos lo mismo. Con ello, se genera una confianza y lealtad entre las administraciones que participamos.

Precisamente ese es un espíritu que la ciudadanía reivindica mucho y se echa en falta en otros ámbitos, ¿no es más lógico colaborar que llevar a que cada administración diseñe sus propias herramientas?

Sí, esa colaboración es un hecho también relevante y por ello hemos recibido varios premios en el ámbito europeo, donde se valora mucho que se compartan herramientas, porque se consiguen ahorros de costes tremendos para la ciudadanía.

No tiene sentido que cada uno vaya por su sitio por egos territoriales, algo bastante habitual en este país. Es algo que también hemos sufrido, porque cuesta que una solución tecnológica creada e Albacete vaya a utilizarse en territorios mucho más grandes, pero lo hemos solventado con mucho trabajo previo de explicación del sistema y consolidación de conocimientos. 

En las reuniones previas hay que dar una credibilidad necesaria y resolver todas las dudas o problemas, algo que parece que estamos consiguiendo con creces, porque desde 2018 ninguna entidad, grande o pequeña, ha solicitado salir del modelo, lo cual creo que indica que la calidad del servicio es bastante buena.

Los compañeros dan un servicio de soporte sobre cualquier duda o incidencia que se genera en la plataforma y es uno de los elementos más valorados por los usuarios.

 ¿Qué suponen esos premios internacionales ya mencionados?

Los reconocimientos están bien, porque nos indican que vamos por el buen camino, pero para nosotros es más importante el respaldo diario de las administraciones con las que tenemos contacto y que son de muy distintas índoles, como las Cortes de Castilla-La Mancha, universidades, colegios de fincas o comunidades de regantes, entre muchas otras. Satisfacer todas sus necesidades es un reto y nos sentimos satisfechos.

Que nadie se haya marchado y tener solicitudes continuas de altas es un espaldarazo, tanto para nosotros como para la provincia de Albacete, porque se ha convertido una referencia de innovación tecnológica en el ámbito de las administraciones públicas, con un proyecto que ninguna otra administración local había emprendido y tiene la capacidad de llegar a entidades de ámbito superior a la nuestra. 

¿Qué necesidades, de personal e infraestructuras, tiene actualmente Sedipualb@?

El equipo ha crecido, pero tampoco   es un número excesivo, porque actualmente estamos 22 personas en el servicio, pero no todos en el ámbito de la plataforma, porque también se encarga de la gestión informática de todos los ayuntamientos de la provincia y la Diputación y sus entes asociados. Creo que no es un número elevado y, de hecho, buena parte de las administraciones con que trabajamos tienen más personal en el ámbito TIC.

Más que la cantidad, creo que importa la calidad. Hemos traído gente, a través de procesos selectivos, con talento, una gran madurez profesional y que quería trabajar en Albacete, donde tenemos una Escuela de Ingeniería Informática puntera, de la que salen muy buenos profesionales, a los que ofrecemos un proyecto apetecible. 

En cuanto a infraestructura, con los sistemas actuales, ya no son necesarios esos voluminosos centros de datos que estábamos acostumbrados a ver. Tenemos dos de ellos en Albacete, con los que no hay un problema de espacio, sino que lo principal es el diseño, crear un sistema que sea escalable, prever las necesidades e ir invirtiendo progresivamente en infraestructuras.

El sistema es sólido y sostenible en el ámbito de la gestión económica, porque el modelo de costos repercute en la adquisición de equipos que realizamos anualmente. 

En cuanto al futuro, el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España hace mucho hincapié en la necesidad de la digitalización, ¿queda mucho por hacer en ese aspecto?

Por la información que tenemos sí se va a incidir en la digitalización de las administraciones y empresas. Hasta el momento ha habido varias convocatorias, que aún no han llegado a ayuntamientos de menos de  50.000 habitantes, y esperamos que en 2022 se abran otras que incluyan a diputaciones para atender a municipios más pequeños.

En principio, considero esos pasos muy positivos, porque como mínimo se van a generar dinámicas para la adquisición de infraestructuras, afrontar problemas como la brecha digital y generar soluciones asociadas al reto demográfico. Es importante que desde las diputaciones se dé soporte a las poblaciones de nuestro ámbito, especialmente las más pequeñas, para que tengan sistemas basados  en estructuras descentralizadas, en nubes públicas de las que puedan hacer uso, y facilitarles así que puedan centrarse en prestar servicios a su ciudadanía. 

Vamos a poner especial atención a crear esas infraestructuras y a los elementos de ciberseguridad, con herramientas que generen un entorno seguro e impidan esos ataques que se producen prácticamente cada día a empresas y administraciones. Nosotros somos una diana potencial por la cantidad de datos que manejamos y estamos trabajando mucho en ese aspecto, de hecho recientemente recibimos la certificación en la categoría media en el esquema nacional de seguridad.

Para avanzar en la transformación, ¿resulta vital generar confianza en el ciudadano y que vea la tecnología como un aliado?

Ese es un reto muy importante. Creo que la gente valora de nuestro sistema que es bastante amigable y que intentamos hacer las cosas fáciles a la gente, tanto al ciudadano como a los empleados públicos, que a veces son uno o dos en los ayuntamientos más pequeños.

 La plataforma permite realizar trámites de una forma sencilla y que el trabajador público pueda a ayudar en esa tarea. No podemos renunciar nunca a nuestros orígenes y hemos invertido mucho para hacer lo más sencilla posible la relación entre administración y ciudadano y también que la actividad administrativa sea ágil, con un sistema adaptado a diferentes volúmenes de instituciones.  No podemos dejar a nadie atrás y el objetivo es prestar la misma calidad de servicio a Balsa de Ves o a Villarrobledo, por poner dos ejemplos.